La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è lo strumento che permette ai liberi professionisti e alle aziende la creazione, l’emissione e l’archiviazione delle fatture elettroniche nonché dei libri contabili e, più in generale, di tutti i documenti redatti su supporto digitale.
Tutti i documenti archiviati mediante conservazione sostitutiva rispondono a particolari requisiti e parametri fissati dalla legge. La rispondenza a tali principi e criteri parifica le fatture e i documenti elettronici a quelli redatti su supporto cartaceo.
COS’È LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE E COME FUNZIONA
Come appena specificato, la conservazione sostitutiva è un insieme complesso di procedure informatiche regolate dalla Legge. Essa contente al libero professionista, all’azienda o alla Pubblica Amministrazione che le emette di conservare i documenti in formato digitale e di renderli disponibili e facilmente consultabili nel corso del tempo.
La conservazione sostitutiva, com’è noto, consente a colui che emette la fattura di ridurre i costi relativi alla gestione degli archivi e alle operazioni di stampa. Grazie alla conservazione sostitutiva, i documenti redatti su supporto informatico vengono memorizzati su supporti ottici. A tali documenti viene poi apposta la sottoscrizione elettronica e la marcatura temporale che contiene “l’impronta” della fattura o del documento. In particolare, l’apposizione della firma digitale rende il documento univocamente riferibile all’autore mentre la marcatura temporale “fissa” il documento nel tempo rendendolo, in questo modo, immodificabile. La marcatura temporale, dunque, rende certo il contenuto della fattura e del documento stesso.
L’EFFICACIA GIURIDICA DEI DOCUMENTI E DELLE FATTURE ELETTRONICHE
Le fatture e i documenti elettronici conservati in base alle procedure appena indicate, sono pienamente legali agli occhi del nostro ordinamento giuridico. Esse, infatti, soddisfano – ai fini legali – il requisito della forma scritta ed hanno la stessa efficacia giuridica prevista dall’art. 2702 del codice civile. Il Legislatore, in particolare, stabilisce che: “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa ha valore probatorio sia ai fini legali che fiscali.”
Dal richiamo all’art. 2702 del codice civile si evince che il documento e la fattura archiviate secondo i parametri e le regole previste per la conservazione sostitutiva, sono equiparate alla scrittura privata e, dunque, costituiscono piena prova almeno fino a querela di falso presentata da colui che li ha sottoscritti.