La giapponese Marie Kondo è diventa la guru del riordino e dell’organizzazione con il suo libro best seller Il Magico Potere del Riordino. Con il metodo KonMari anche chi non è bravo a tenere in ordine la casa, impara a farlo e a esser anche più felice. Che si tratti di un minuscolo appartamento o di una grande casa con sei figli, Marie ha in serbo la soluzione migliore per trovare a tutto anche il suo posto e allora perché non fare lo stesso anche in ufficio?
Perché adottare il metodo KonMari in ufficio
Finalmente i consigli di Marie Kondo arrivano anche in ufficio per organizzare al meglio il lavoro e non perdere tempo durante le giornate lavorative per colpa del disordine. Ordine materiale significa anche ordine mentale: ecco la prima ragione per adottare il metodo KonMari anche in ufficio. Con un ufficio ben organizzato, si riesce a ridurre lo stress e aumentare la creatività.
Lavorare con efficienza è il risultato finale della rivoluzione targata Marie Kondo. Analizzare la reale utilità per decidere se tenere o buttare: lo stesso metodo per riordinare casa vale anche per l’ufficio, seppur ci siano alcune eccezioni di cui tener conto.
Lavorare in un ambiente ordinato e ben organizzato lascia più spazio all’espressione personale ma anche all’intuizione grazie alla possibilità di vedere ciò che prima era celato.
Ordinare la scrivania in tre passaggi
Per applicare il metodo KonMari in ufficio, si inizia dalla scrivania. Per iniziare, bisogna liberare completamente il tavolo e fare un mucchio di tutto quello che c’era sopra e nei cassetti. In questa maniera, si visualizza per bene la mole di cose inutili che sfugge se si ordina un pezzettino per volta. Fare tabula rasa per lavorare su una tela bianca: questo è il punto di partenza. Ci vuole un po’ di tempo per riorganizzare tutto, ma ne vale assolutamente la pena!
La seconda fase prevede di buttare via tutto il superfluo tenendo solo l’essenziale. Dopo aver pulito per bene le superfice e anche gli interni dei cassetti, si passa alla nuova organizzazione. Il segreto di Marie Kondo è compartimentare, evitando di gettare alla rinfusa qualsiasi cosa dentro al cassetto. Si utilizzano contenitori dove sistemare tutto quanto in maniera da renderlo visibile a una prima veloce occhiata senza dover ribaltare tuto il cassetto alla ricerca di una graffetta o degli acquerelli professionali.
Meglio armarsi di contenitori di varie dimensioni dove sistemare tutto quanto in base alla misura. Infatti, Marie raggruppa gli oggetti non solo in base al loro uso ma anche in base alla grandezza per creare contenitori sensati.
Sistemare i documenti cartacei
Ora è il momento di passare al riordino dei documenti cartacei con il metodo KonMari per l’ufficio. È necessario aver ben presente il flusso operativo con cui si processano i documenti per studiare un sistema funzionale. Anche in questo caso i contenitori vengono in aiuto; uno per i documenti correnti, uno per quello di passaggio e infine da conservare.
Tutti i documenti di consultazione frequente devono esser facilmente raggiungibili, mentre quelli da archiviare possono esser sistemati dentro un armadio.